אפרת מגן | 22.10.2023
שגרת יום לא שגרתי של מנהל בתקופת משבר
שירה (שם בדוי) מסתובבת כבר כמעט שבוע בין המוקדים שתחת אחריותה, אחרי שבעצמה לא הייתה מפוקסת בשבוע הראשון למלחמה. בשיחה שהייתה לנו בשבוע שעבר, היא אמרה לי שהמשימה שלה היא שהעובדים שלה ידאגו פחות, יתחזקו יותר, יהיו עסוקים בעשייה למרות המצב. "בזה אני עסוקה". "כשהעובדים שלי מרגישים בטוחים, הם גם משדרים ביטחון בעבודה מול לקוחות, בעשייה מול קולגות ובתקשורת מול הלקוחות שלהם. אני מבינה, שתפקיד שלי הפעם הוא לא "לחלק הוראות" או לפקח על משימות, התפקיד שלי הוא לחזק את האנשים שלי ולהכניס נורמליות למצב לא נורמלי.
משתפת אתכם בשגרת יום לא שגרתי של מנהל בתקופת משבר
קודם כל תדאגו לעצמכם
מכירים את הסרטון בטיחות בטיסה שמדגיש שבמצב חירום קודם כל עטו את המסכה שלכם ורק לאחר מכן למי שנוסע איתכם?
זה בסדר גמור לתת לרגשות להציף, זה טבעי. כשתחליטו שאתם רוצים לצאת מזה, תתפנו לעשייה. חשוב לדעת ולהיות מועדכן, אך חשוב יותר גם למצוא דרך להתחזק ולחזק. אנשים סומכים עליכם, אז עשייה זו הדרך. עם כל האנשים שאיתם אני נפגשת ומדברת בשבועיים האחרונים, אני יכולה להבחין בוודאות למי יש תודעה חזקה וחיובית, מייצרת, מובילה, מנהיגותית. למי תודעה פחות חזקה. לשני סוגי התודעה יש מקום
תכל'ס מה לעשות?
- מצאו גורם ומרחב מוגן לשתף ולפרוק את המחשבות, החששות והכאבים שלכם
- הקיפו את עצמכם בסביבה מחזקת שעושה לכם טוב
- מעבר לעבודה, מצאו מסיחי דעת כמו פעילות גופנית, סרטים, מוזיקה, בישול, יצירה…..
- הגבילו את עצמכם בצפייה בחדשות, ברשתות החברתיות, קבוצות WhatsApp וטלגרם
- מצאו משמעות ואת מקומכם במאבק (לחזק, ליצור, לעזור, להתנדב, לאחרים להתמודד…)
- תפנו לעזרה מקצועית, אם צריך
תקשורת פתוחה ושקופה
אנשים צריכים לפרוק. גם להם יש צורך בהכלה, גם הם מרגישים קושי ואפילו יציאה משליטה. כ"מבוגר האחראי" אתם צריכים לתת להם מקום גם לרגשות, החששות והתחושות שלהם. אנשים ברגש גבוה לא יכולים לחשוב בהיגיון, קשה להם לתפקד ובטח לא לעבוד. תעזרו לאנשים שלכם להוריד את הרגש, לחוש תחושה מקסימלית של שליטה. עזרו להם להיפטר מרעשי הרקע כמה שרק אפשר, כדי שיכולו לסגל לעצמם שגרה פרואקטיבית.
תכל'ס מה לעשות?
(גם בזמן עבודה מהבית או חל"ת)
- דרשו בשלומם של העובדים ברמה האישית והמשפחתית
- הזמינו את העובדים שלכם לשיחות אישיות וקבוצתיות (באופן קבוע)-שגרה מרגיעה
- עדכנו בשקיפות בפעולות, תהליכי עבודה ובהחלטות ניהוליות ועסקיות-תמנעו שמועות, פייק ניוז וספקולציות
- הגיעו פיסית לעובדים לעודד ולחזק אותם בזמן העבודה
- אם ניתן, הזמינו אנשי מקצוע לניהול שיחות, סדנאות ופעילויות מסיחות דעת
העניקו תחושת בטחון
אתם לא יודעים? אין לכם שמץ? אתם באי וודאות? זו לא סיבה להסתגר, להיפך.
מנהיגים אמיתיים נבחנים בנוכחות שלהם דווקא כשאין מידע, כשיש כאוס. הדרך הנכונה ביותר ברגעי משבר היא להיות נוכחים. הנוכחות שלכם חשובה ברמה הפיסית וברמה הרגשית. בתנאי אי וודאות אנשים מחפשים את "המבוגרים האחראיים" שינחו אותם, שעליהם יהיה ניתן לסמוך. תהיו האנשים שמובילים ויוזמים. גם אם אין לכם מידע, תגידו אנחנו לומדים, בודקים, חוקרים, עושים את הכול…נעדכן כאשר יהיו התפתחויות. תתמקדו ב"מה כן". עשייה משדרת שליטה וודאות.
תכל'ס מה לעשות?
- תשדרו רוגע, ביטחון ואופטימיות
- בנו תוכנית עבודה מותאמת עם מטרות ויעדים, משימות, כל דבר שיוצר וודאות
- דאגו לעדכן בכל נושא שקשור לפעילות החברה והתאמתה למצב
- הביעו צורך ורצון לקבל מידע מהשטח
- חפשו פתרונות וטפלו במהירות האפשרית בתקלות או בתלונות
חיזוק ביטחון והעצמת עובדים
לאנשים יש שתי אפשרויות, לעשות או לא לעשות. ואל תחשבו בטעות, שהעובדים מרגישים שהם חייבים לכם. מדובר כאן ביחסי גומלין. מנהלים שרוצים לגייס ולרתום את העובדים שלהם להשקיע יותר ולהיות מחויבים יותר, צריכים גם לתת. אחת הדרכים היא באמצעות תודה והערכה וכן חיזוק תחושות ההצלחה והשייכות-התגמול הרגשי.
תכל'ס מה לעשות?
- עודדו עבודה בזוגות או בצוותים, ליצירת חיבור, גיבוש תמיכה וחיזוק הדדי
- שימו דגש על מה הצלחנו- תחגגו הצלחות קטנות כגדולות כל הזמן
- חפשו וספרו בפרהסיה סיפורי הצלחה של עובדים ושל החברה (ליצירת גאוות יחידה)
- תזכירו ותציינו לטובה את ההשקעה למרות המצב, והנכונות שלהם לשמור על הפרודוקטיביות גם בזמנים קשים
- שלחו מתנה עם מכתב הערכה בציון שמם, חתום ע"י ההנהלה הבכירה
- תדאגו שכל הצוות הניהולי יפיץ מסרים אופטימיים (העובדים רואים אתכם כמודל להשראה וחיקוי) מסרים אחידים וחיוביים יעלו את המורל ואת החוסן הרגשי
תתרכזו בתוצאות ולא במיקרו-ניהול (Micromanagement)
אנשים נוטים בתקופת אי וודאות להתייחס למיקרו. כי במיקרו יש מימד של בטחון. מבחינה פסיכולוגית, כשמרגישים שמשהו "גדול מאיתנו" זה יוצר תחושה של חוסר יכולת להתמודדות, ובהרבה פעמים התחושה מובילה לקיפאון או בריחה. כתוצאה מכך רבים "בורחים" לטיפול והצמדות למספרים, לחוקים ונהלים, המאפשרים תחושה של שליטה. כאן זה המקום שלכם להתייחס דווקא לתמונה הגדולה בניהול, לגלות גמישות ולא להיצמד ל"קטנות". אומנם ה"קטנות" יכולות לתת ביטחון נקודתי, אך מבט אל התמונה הגדולה משרה תחושה של חוזקה, אופטימיות ושליטה עתידית.
- תכל'ס מה לעשות?
- שנו את היעדים בהתאם לתקופה פרסמו אותם, אך הימנעו ממעקב מוגזם
- המליצו לעובדים להמשיך בשגרה, אך תהיו סובלניים לאלה שאינם מסוגלים
- גלו גמישות ב"איך" להשיג את התוצאות, התאימו נהלים והפחיתו בירוקרטיה
- אפשרו לעגל פינות מול עובדים וגם מול לקוחות
- עודדו סיעור מוחות וחשיבה יצירתית בכל הדרגים הניהוליים והזוטרים
זה הזמן לבנות תהליך מכירה אפקטיבי, אני כאן לרשותך
שיחות מכירה שלך, היא שיחת התאמה. שיחות מומחה מתבססות על הידע וההבנה המעמיקה שלך בתוצאות. ההיכרות והניסיון שלך בתועלות והפתרונות שהמוצר או השירות שלך נותנים ללקוח, יכולים להיות הבסיס החזק שלך להוכחה ועדות, שכדאי.
